Excel: несколько простых приемов для эффективной работы

Таблицы Excel - это удобный инструмент, и если знать небольшие хитрости, то можно сильно сократить время на выполнение обычных функций.

1.         Выделение всех ячеек одним кликом

Все ячейки можно выделить комбинацией клавиш Ctrl + A (это работает и во всех других программах).

2.         Перемещение по файлам Excel

 Когда открыто несколько книг в Excel, между ними можно легко перемещаться с помощью комбинации клавиш Ctrl + Tab. Эта функция также доступна по всей системе Windows, и ее можно использовать во многих приложениях. Например, для переключения вкладок в браузере.

3.         Объединение текста с помощью «&»

Если вам нужно объединить текст из нескольких ячеек в одну, то достаточно выбрать ячейку, в которой будет соединен текст, нажать «=» и последовательно выбрать ячейки, ставя перед каждой символ «&»

4.         Быстрое добавление новых данных в диаграмму

Если для вашей уже построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

5.         Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Эта функция появилась только в версии Excel 2013. Предположим, что у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы выполнить такое преобразование, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно.

6.         Быстрый переход к нужному листу

Если в вашей книге количество рабочих листов превышает 10, то ориентироваться в них становится трудно. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана.

Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

Также можно создать на отдельном листе оглавление с гиперссылками. Это чуть сложнее, но зачастую удобнее.

7.         Восстановление несохраненных файлов

Бывают ситуации, когда по каким-либо причинам книга, с которой мы работали, не сохранилась.

На самом деле, есть небольшой шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на Файл – Последние и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку Восстановить несохраненные книги. В Excel 2013 путь немного другой: Файл – Сведения – Управление версиями – Восстановить несохраненные книги. Откроется специальная папка пакета Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но не сохраненных книг.